Cette checklist s'adapte à tous vos événements : mariage, festival, compétition sportive ou événement culturel. Parcourez chaque thème et cochez les tâches au fur et à mesure de votre organisation. Cliquez sur une tâche pour afficher le conseil associé.
Vérifier la capacité, les contraintes d'accès, les horaires de livraison et le traiteur imposé le cas échéant. Réserver au minimum 6 mois à l'avance pour les grands événements.
Définir l'emplacement des zones : scène, restauration, sanitaires, parking, accueil, premiers secours. Partager ce plan avec tous les prestataires avant l'installation.
Tables, chaises, bancs, panneaux directionnels, kakémonos d'accueil. Imagina Production propose du mobilier bois et de la signalétique sur mesure pour vos événements.
Navettes, parking, hôtels partenaires pour les participants venant de loin. Communiquer les informations pratiques aux invités au minimum 2 semaines avant.
Calculer 1 WC pour 50 personnes en extérieur, davantage si événement sur plusieurs jours. Prévoir un accès PMR obligatoire.
Définir les postes, les horaires et les zones de chaque bénévole à l'avance. Organiser une réunion de briefing au minimum 1 semaine avant le Jour J.
Choisir le format (cocktail, buffet, food trucks), calculer les quantités et gérer les régimes spéciaux. Confirmer les horaires de livraison avec le traiteur J-3.
Lister tous les postes de dépenses et définir une enveloppe par poste dès le départ. Prévoir systématiquement 10% de provision pour les imprévus.
Billetterie, sponsors, subventions publiques, mécénat, apport personnel ou associatif. Déposer les demandes de subventions au moins 6 mois à l'avance.
Mettre à jour un tableau budget prévu / réel chaque semaine jusqu'au Jour J. Alerter l'équipe dès qu'un poste dépasse son enveloppe de 10%.
Vérifier les conditions contractuelles et les délais de règlement de chaque prestataire. Conserver tous les contrats signés dans un dossier partagé.
Réserver 10% de l'enveloppe globale pour les aléas techniques, annulations ou surcoûts. Ne jamais utiliser cette provision avant le Jour J sauf urgence avérée.
Comparer les dépenses réelles au prévisionnel et remettre un rapport aux partenaires et financeurs dans les 30 jours suivant l'événement.
Logo, affiche, palette de couleurs et charte graphique à décliner sur tous les supports. Utiliser Canva ou faire appel à un graphiste pour un rendu professionnel.
Réseaux sociaux, affichage, presse locale, newsletter et partenaires médias. Préparer un calendrier éditorial pour maintenir la fréquence jusqu'au Jour J.
Choisir une plateforme (Weezevent, Shotgun, Eventbrite) et définir les types de pass et tarifs. Tester le parcours d'achat avant l'ouverture officielle.
Préparer un document avec les informations clés, visuels HD et contacts presse. Envoyer J-30 puis relancer J-10 les médias qui n'ont pas répondu.
Établir la liste presse, partenaires, prestataires et VIP avec leurs accès respectifs. Préparer les badges et bracelets différenciés pour chaque type d'accréditation.
Envoyer un email récapitulatif J-7 avec accès, horaires, parking et programme. Créer une page FAQ sur le site de l'événement pour réduire les questions répétitives.
Désigner un responsable réseaux pour poster en live, créer du contenu et interagir. Préparer le hashtag officiel et l'afficher sur la signalétique du site.
Valider la fiche technique, les besoins électriques et les horaires d'installation. Prévoir un temps de test suffisant avant l'ouverture au public.
Micros, enceintes, écrans, projecteurs, connexion internet. Aucun premier test le Jour J — tout problème technique doit être résolu avant l'ouverture.
Obligatoire pour tout événement public de plus de 5 000 personnes. Prévoir 3 à 4 mois de délai administratif. Se renseigner auprès de la préfecture du département concerné.
1 agent pour 150 personnes minimum selon la réglementation. Confirmer également le Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS) obligatoire pour tout grand événement.
Identifier les issues de secours, les points de rassemblement et briefer toute l'équipe. Afficher le plan d'évacuation à l'entrée et dans les zones stratégiques.
Indispensable pour tout événement ouvert au public. Couvre les dommages causés à des tiers pendant l'événement. Certains lieux exigent une attestation avant la signature du contrat.
Établissement Recevant du Public : normes incendie, accessibilité PMR, capacité légale. Demander les derniers rapports de commission de sécurité au gestionnaire du lieu.
Document partagé avec toute l'équipe indiquant qui fait quoi à chaque instant. Inclure les contacts de chaque prestataire directement dans le conducteur.
Réunion de 30 minutes pour valider les rôles, les contacts et le plan B en cas d'imprévu. Distribuer le conducteur imprimé à chaque membre de l'équipe.
Outillage de base, câbles de rechange, trousse de secours, liste des contacts d'urgence imprimée. Ajouter aussi du scotch, des stylos, des épingles à nourrice et une rallonge.
Prévoir un responsable sur site dès la première livraison pour coordonner l'installation. Avoir les accès et badges prestataires prêts dès le premier arrivage.
Ratio hôtes adapté (1 pour 50 personnes max), scan QR ou liste papier de secours, fléchage clair depuis l'entrée du site. Ouvrir les portes 30 minutes avant l'heure officielle.
Désigner un seul décideur sur site pour éviter les informations contradictoires. Avoir préparé un plan B pour les 5 risques majeurs identifiés en amont.
Prévoir les équipes, les horaires et vérifier l'état des lieux à la fin. Faire signer l'état des lieux de sortie en présence du gestionnaire du lieu.
Debriefing d'équipe dans les 48h, questionnaire de satisfaction envoyé aux participants, revue de presse et rapport final aux partenaires dans les 30 jours.